یکی از مهترین عوامل موفقیت یک پروژه قبل از آغاز آن می باشد، و آن زمانی است که قرارداد بسته می شود. زمانی که قصد راه اندازی یک وب سایت موفق را دارید انتخاب اهداف و برنامه ریزی برای رسیدن به آن بسیار مهم می باشد. برای سازمان های بسیاری، راه حل داشتن مکتوبات انجام پروژه و یا همان RFP می باشد. دارکوب RFP نیازمندی های وب سایت بسیاری از مشتریان خود دریافت نموده که اغلب آنها دارای کیفیت پایینی بوده اند و موارد موجود در آن هدف گذاری صحیح و درستی برای وب سایت را در بر نخواهند داشت.
ما تنها مجموعه ای نیستیم که درگیر این موارد می باشد بلکه شرکت های بسیاری با این مسئله مواجه هستند به طوری برخی از آنها در صفحه فرم استعلام قیمت خود چنین متنی را درج نموده اند:
"شرکت به کلیه درخواست های جامع و کامل شما پاسخ خواهد داد و به RFP هایی که درست و مناسب نوشته نشده باشند پاسخی داده نخواهد شد"
با توجه به موارد ذکر شده در بالا به شما نکته هایی را برای نوشتن RFP مناسب برای نیازمندی های طراحی سایت بیان می نماییم تا بتوانید در پروژه وب خود موفق عمل نمایید.
هدف خود را از طراحی سایت مشخص نمایید و به راه حل ها تمرکز ننمایید
در صورتی که اهداف خود را مشخص نمایید این مورد به طراحان این امکان را خواهد داد تا راه حل ها و روش های درستی برای پروژه شما پیشنهاد نمایید که ممکن است به ذهن شما نرسیده باشد. در حقیقت با انجام این کار از هزینه خود نتیجه بهتری خواهید گرفت زیرا با توجه به تجربه مجری پروژه بهترین روش های انجام پروژه با حداقل هزینه به شما پیشنهاد خواهد شد.
روش انتخاب طراح می بایست به روش اجرای پروژه یکی باشد
- در صورتی که RFP خود را بسیار ساده و روشن طراحی نمود اید روال انتخاب مجری برای پروژه شما نیز می بایست به همین صورت باشد. در صورتی که متن مناسب و جامعی تهیه ننموده باشید شرکت ها نیز به شما پاسخ های نادرستی می دهند.
- برخی شرکت ها یک فایل را آماده می نمایند و آن را برای تعدادی از شرکت ها ارسال می نمایند و شرکت ها نیز به آن پاسخ می دهند. بهتر است که زمان بگذارید و نیازهای خود را با شرکت طراح در میان بگذارید تا درک بهتری از پروژه خود داشته باشید و مشاوره های لازم را دریافت نمایید.
روش اجرای پروژه را به صورت مقایسه ای مشخص ننمایید
برخی از RFP ها پاسخ دهندگان را مجبور می سازند تا پیشنهاد خود را در قالب قیمتی و موردی یکسانی اعلام نمایند تا بتوانند از بین آنها موردی را انتخاب نمایند، حال آنکه این روش کاملا اشتباه می باشد و بهتر است صرفا نیازهای خود را اعلام نمایید.
تا می توانید جزئیات بیشتری ارائه نمایید
هر چه فایل شما کامل تر باشد و جزئیات بیشتری را تحت پوشش داده باشید نتیجه بهتری خواهید گرفت
جدا، مطالب کامل تری ارائه نمایید
* زمان بندی خود را حتما اعلام نمایید، در صورتی که وب سایت را برای نمایشگاه و همایش خاصی احتیاج دارید
* در صورتی که قصد دارید پروژه شما در بستر خاصی اجرا شود آن را اعلام نمایید به عنوان مثال ممکن است قصد داشته سایت شما توسط جوملا و یا وردپرس اجرا شود به دلیل آنکه یکی از پرسنل شما آشنایی با پایه مورد نظر دارد و یا آن مورد را برتر از سایر موارد می دانید
* در صورتی که قصد بهبود رتبه سئو خود را دارید، رتبه فعلی و رقبای خود را مشخص نمایید
استفاده از افراد فنی
جهت ارائه پروپوزال حتما از افراد فنی و با تجربه مشاوره بگیرید.
طراح خود را در نظر بگیرید
شرکت ها معمولا روزانه چندین مورد از این طرح ها دریافت می نمایند و زمان می گذارند تا پاسخ مناسبی به RFP های ارسال شده ارائه نمایند. سعی نمایید وقت شرکت را در نظر گرفته و مطالب جامع و حتی الامکان کوتاه تری ارائه نمایید.
واقع بین باشید
- در صورتی که پروپوزال واقع بینانه ای تهیه ننمایید، نتیجه درستی از وفت و زمان صرف شده خود نخواهید گرفت و پیشنهاد دهندگان تمایلی به ادامه مذاکره نخواهند داشت
- قبل از آنکه پروژه را شروع نمایید بودجه خود را مشخص نمایید و قیمت ها را بررسی نموده تا بودجه شما با RFP شما تناسب داشته باشد
باز برخورد نمایید
در صورتی که شرکت ها را محدود به استفاده از فرمت و پلان خاصی نمایید، شرکت هایی به مانند دارکوب با توجه به اهداف شما بهترین راه حل ها را به شما ارائه می نمایند. در نهایت هدف از انجام پروژه موفقیت آن می باشد نه انجام موارد تعیین شده.
شما قصد دارید پروژه خود را به شرکت دیگری بسپارید به دلیل آنکه شرکت شما تخصص لازم را در زمینه طراحی وب سایت ندارد پس بهتر است شرکت مقابل را در ارائه راه حل های جدید تشویق نمایید تا نتیجه کار شما متمایز از رقبای شما باشد.
قالب مناسب را رعایت نمایید
نحوه درست نوشتن RFP با معرفی مجموعه و اهداف آن آغاز می شود و تا طراح درک بهتری از پروژه داشته باشد. بهتر از به معرفی خود و نیازهای خود بپردازید و از RFP های آماده موجود در اینترنت و سایر شرکت ها استفاده ننمایید.
